Privacy beleid  RKVV Dommelen

“Samen met plezier werken aan mooi voetbal”

Dit is het privacy beleid van RKVV Dommelen, gevestigd te Valkenswaard, ingeschreven in het handelsregister van de kamer van koophandel onder nummer: 40235539, hierna te noemen: “de Vereniging”.

Bewust of onbewust deelt u gegevens met ons. De vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid.
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor de vereniging betekent dit dat toestemming wordt gevraagd bij afsluiten lidmaatschap om foto’s en gegevens voor scouting te mogen vastleggen. Nieuwe leden kunnen bij aangaan lidmaatschap aangeven wat al dan niet van toepassing is. Voor teamfoto’s, die aan het begin van ieder seizoen worden gemaakt, zal de speler dit expliciet aan moeten geven. De betreffende speler zal dan niet op de teamfoto komen;
• Passende technische en / of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, donateurs, sponsoren en vrijwilligers

Persoonsgegevens van leden, donateurs of vrijwilligers worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde, waaronder teamsamenstelling, financie¨le afhandeling van contributie of sponsorafdracht;
• Communicatie over de vereniging en haar activiteiten;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht/overeenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Lidmaatschap van of overeenkomst met de vereniging door middel van ondertekend inschrijfformulier dan wel overeenkomst. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Leeftijd;
• Bankgegevens betaling plichtige;
• Telefoonnummer verzorger/ouder;
• Email-adres verzorger/ouder;
• Pasfoto;
• VOG (in voorkomende gevallen)
• Voorkeur uit te voeren club werkzaamheden 

Uw persoonsgegevens worden door de Vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van het lidmaatschap of de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
• Ten behoeve van overschrijvingen naar andere verenigingen kan het zijn dat informatie door de sportbond ook na beëindigen lidmaatschap wordt opgeslagen.  

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.  

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Inschrijving lidmaatschap;

Uw persoonsgegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode van lidmaatschap, dan wel het uitschrijven voor nieuwsbrief.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst.

 Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Salarisgegevens;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;
• Bankgegevens.
• VOG

Uw persoonsgegevens worden door de Vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financie¨le administratie voor maximaal 7 jaar.

Maken van foto- en video-opnames

RKVV Dommelen hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de eigen website en social media-accounts ; Facebook, Twitter en Instagram. Hieronder kunt u de regels lezen, waaraan RKVV Dommelen zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, vrijwilligers en andere betrokkenen.

Maken van de foto- en video-opnames :
1. Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd mogen/kunnen foto- en
     video-opnames gemaakt worden door leden, vrijwilligers en/of ouders/verzorgers van
     leden of uitgenodigde pers. Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt 
     kunnen worden, zijn :
     a. wedstrijden en (officiële) toernooien;
     b. verenigingsactiviteiten;
     c. tijdens trainingen.
2. Het is niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamer of
    doucheruimtes, behoudens foto's met wedstrijdkleren aan i.r.t. kampioensschap of
    promotie.
3. Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere
    bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige
    aansprakelijkheid hiervoor.
4. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen
    website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij
    hierover ingelicht.
5. Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te  maken van 
    het team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden
    enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen
    personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de
    website.
6. In alle andere gevallen van foto- en videoopnames dient goedkeuring te worden
    verkregen van het hoofdbestuur. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar
    hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met
    redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Gebruik foto's op website en social media :
1. RKVV Dommelen beheert de website www.rkvvdommelen.nl. De website heeft tot
    doel informatie te verstrekken over onze vereniging. Deze informatie is bestemd 
    voor leden, vrijwilligers, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en
    andere belangstellenden.
2. Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij RKVV
    Dommelen. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk
    openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder
    voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
3. Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd mogen foto- en video-
    opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
4. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen
    website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij
    hierover ingelicht.
5. Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met
    een functie voor club zoals leden van bestuur en de verschillende commmissies.
6. Als ouder/verzorgers problemen heeft/hebben met een foto of foto’s dan kan in
    overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen.
7. Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het
    plaatsen van foto’s dan wel hun kind(eren) dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij
    het bestuur. ([email protected]) Deze personen komen dan op een lijst te
    staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website en 
    social media. Ook zal dit gecommuniceerd worden met de begeleiding van de
    betreffende teams i.r.t. plaatsen van foto's op bv. Whatsapp-groepen. 
    Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
8. Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen website en voor de
    eigen andere social media.

Bestuur- en commissieleden, leden, vrijwilligers en ouders hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar bovenstaand protocol. Indien zich een incident voordoet zal het hoofdbestuur hier zorgvuldig mee omgaan en maatregelen treffen. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• De lidmaatschapskaart / kassa systeem;
• Het verzorgen van de (financie¨le) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Speler volgsysteem
• CRM systeem sponsoren

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en / of organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens de Vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij hebben hiertoe een geheimhoudingsverklaring getekend.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen in samenwerking met onze partners;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u ondertekende toestemmingsverklaring hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er onverhoopt samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens;

RKVV Dommelen                                                                             
Loonderweg 15, Dommelen
Correspondentieadres:
Postbus 216
5550 AE Valkenswaard

[email protected]